BESIGHEIDSADMINISTRATEUR EN KOÖRDINEERDER

Ligging: Suid-Afrika
Posisie: Permanent

Oor die pos

Ons kliënt, ’n gevestigde onderneming in die bedryf van 4x4-toerusting en verwante produkte, is op soek na ’n goed georganiseerde, detailgeoriënteerde en proaktiewe Besigheidsadministrateur en Koördineerder om by hul span aan te sluit.
Die suksesvolle kandidaat sal verantwoordelik wees vir algemene kantooradministrasie, finansiële administrasie, kliëntediens en die koördinering van daaglikse operasionele aktiwiteite. Die rol behels gereelde kommunikasie met verskeie interne departemente, kliënte, verskaffers, logistieke diensverskaffers en internasionale rolspelers om te verseker dat besigheidsprosesse doeltreffend verloop.
Die ideale kandidaat beskik oor uitstekende administratiewe en organisatoriese vaardighede, goeie finansiële insig, sterk kommunikasievermoë en die vermoë om verskeie take gelyktydig te bestuur.

Belangrikste verantwoordelikhede

1. Algemene kantooradministrasie

• Bestuur en koördineer die daaglikse administratiewe funksies van die kantoor.
• Onderhou akkurate fisiese en elektroniese liasseringstelsels, dokumentasie en besigheidsrekords.
• Stel korrespondensie, verslae en ander administratiewe dokumente op.
• Koördineer die aankoop van kantoorbenodigdhede, toerusting en algemene kantoor- en pakhuisvereistes.
• Reël reis- en verblyfbesprekings en koördineer vergaderings waar nodig.
• Verskaf administratiewe en operasionele ondersteuning aan bestuur.
• Ondersteun die implementering en verbetering van administratiewe prosedures en besigheidsprosesse.

2. Operasionele koördinering

• Koördineer kommunikasie tussen plaaslike en internasionale belanghebbendes.
• Skakel met verskaffers, pakhuise, logistieke diensverskaffers, die finansiële afdeling en die verkoopspan om doeltreffende besigheidsbedrywighede te verseker.
• Monitor kliëntebestellings en koördineer die nodige opvolgaksies.
• Ondersteun voorraadadministrasie en kommunikeer voorraadbehoeftes aan die betrokke partye.
• Koördineer interne kommunikasie tussen departemente om te verseker dat operasionele prioriteite nagekom word.
• Administreer aankoopbestellings en verseker dat verskafferdokumentasie volledig en akkuraat is.
• Handhaaf akkurate kliëntelêers, rekeningdokumentasie en verskafferrekords.
• Ondersteun handelaarsrekeningadministrasie en die administratiewe proses vir die inlywing van nuwe handelaars.
• Help met uitgawe-administrasie en die voorbereiding van finansiële dokumentasie.

3. Finansiële administrasie

• Verwerk kliëntefakture en behartig debiteure-administrasie.
• Verwerk verskaffersfakture en ondersteun krediteure-administrasie.
• Volg uitstaande betalings by kliënte op en onderhou kliënterekeninge.
• Voer kliënte- en verskafferrekeningversoening uit.
• Onderhou akkurate finansiële rekords en ondersteun die administratiewe aspekte van finansiële prosesse.
• Skakel met die internasionale finansiële span rakende finansiële administrasie en verwante navrae.

4. Voorraad- en logistieke administrasie

• Onderhou akkurate voorraadrekords en verseker dat voorraadvlakke korrek op die onderneming se ERP-stelsel aangeteken word.
• Verwerk voorraadontvangste, voorraadoorplasings en voorraadverstellings.
• Koördineer voorraadbewegings tussen pakhuise, logistieke diensverskaffers en handelaars.
• Help met voorraadtellings en voorraadversoening.
• Monitor voorraadbeskikbaarheid en kommunikeer wanneer voorraad aangevul moet word.
• Administreer aankoopbestellings en koördineer vrag- en logistieke aktiwiteite.

5. Kliëntediens en kommunikasie

• Hanteer inkomende telefoonoproepe, e-posse, webwerfnavrae en algemene korrespondensie.
• Verseker dat kliëntenavrae professioneel en betyds hanteer word.
• Verwys navrae na die toepaslike departement of verantwoordelike persoon en volg dit op waar nodig.
• Handhaaf effektiewe kommunikasie met kliënte gedurende die bestel- en navraagproses.
• Hanteer kliënteklagtes professioneel en verwys komplekse aangeleenthede na bestuur waar nodig.
• Verskaf administratiewe ondersteuning aan die verkoopspan met kliënteopvolg en verwante aktiwiteite.

Minimum vereistes

• Relevante ervaring in besigheidsadministrasie, kantooradministrasie, operasionele koördinering of ’n soortgelyke rol.
• Vorige ervaring met finansiële administrasie, insluitend debiteure, krediteure, fakturering en rekeningversoening.
• Goeie rekenaarvaardighede en die vermoë om met administratiewe en finansiële stelsels te werk.
• Ervaring met voorraadadministrasie, aankoopbestellings of logistieke koördinering sal voordelig wees.
• Vlot in beide Afrikaans en Engels, met uitstekende skriftelike en mondelinge kommunikasievaardighede in albei tale.
• Uitstekende organisatoriese vaardighede en sterk aandag aan detail.
• Die vermoë om onafhanklik te werk, inisiatief te neem en verskeie take gelyktydig te bestuur.

Persoonlike eienskappe

• Goed georganiseerd en detailgeoriënteerd.
• Proaktief, selfstandig en oplossingsgerig.
• Professioneel met uitstekende kommunikasie- en interpersoonlike vaardighede.
• Kliëntediensgerig met ’n sterk fokus op akkuraatheid en dienslewering.
• Aanpasbaar en in staat om onder druk te werk.
• Diskreet en betroubaar met die hantering van vertroulike inligting.
• ’n Spanpersoon wat effektief met verskillende departemente en belanghebbendes kan saamwerk.